东西湖区教育局机关运转风险内部控制办法(试行)

东教〔2018〕24号

发布时间:2018-12-05 15:31:09 来源:本站原创 发布人:办公室管理员

第一章 总则

第一条 为确保教育局机关规范、有序、安全、高效运转,有效防控机关运转风险,根据《东西湖区教育局内部控制基本制度(试行)》(以下简称内控基本制度)等有关规定,结合工作实际,制定本办法。

第二条 本办法所称机关运转风险是指日常工作中,在公文处理、政务督办、会议管理、档案管理、机要保密、政务公开、信息宣传、涉法涉诉、财务管理、后勤管理等业务办理中,由于责任心不强、业务不精,或没有严格遵守有关规定,影响机关正常运转的可能性。根据风险性质分为制度流程风险、岗位职责风险和廉政风险。根据情节轻重、影响范围和程度,划分为重大风险和一般风险。

第三条 机关运转风险防控管理目标,是建立机关运转风险管理框架,完善风险发现和报告机制,防控机关运转风险,保证工作记录真实完整,最大程度减少机关运转风险引发的隐患和负面影响。

第四条 本办法适用于局机关各科室、局属各单位。

第五条 机关运转风险内部控制职责分工:

(一)局内控委负责审定机关运转风险防控政策制度,审定机关运转风险事件解决方案、风险定级和责任追究意见。

(二)局内控办根据内控基本制度履行职责,参与风险事件调查,参与研究制定风险事件解决方案,提出风险定级和责任追究建议,督促落实内控委决定。

(三)局办公室对机关运转风险内部控制负主责,负责局机关运转风险内部控制办法的组织实施,会同内控办进行风险定级,及时发现实施过程中存在的问题,进行风险事件调查,提出风险事件解决方案和责任追究建议,定期向内控委及内控办报送机关运转风险防控执行情况,重大事项随时报告。

(四) 各科室(单位)对本单位的机关运转实施持续、有效的风险防控,定期向内控办和局办公室报送本单位机关运转风险防控情况,重大事项随时报告。

第六条 机关运转风险事件发生后,局办公室会同有关科室(单位)及时采取应对措施,最大程度避免或减少负面影响;在深入查找风险事件发生的原因、分清责任的基础上进行整改和问责。

第七条 各科室(单位)及其干部职工执行内控制度的情况纳入绩效管理。

第二章 公文处理风险防控

第八条 公文处理风险是指公文处理(包括收文和发文)不符合有关规章制度和操作程序,导致公文处理的准确性、规范性、时效性、安全性等方面存在隐患,对机关工作产生负面影响的可能性。

第九条 公文处理的风险与防控。

(一)公文处理的风险类型和风险点(详见表1):

表1 公文处理风险类型和风险点

 

风险类型 风险点 风险等级 责任主体
制度流程 风险

 

 

违反发文程序、权限等管理规定,导致制发的公文无效 重大 各科室(单位)
岗位职责 风险

 

 

1. 未严格执行公文管理规定造成公文遗失或体外循环 重大 各科室(单位)
2.对收文急件作平件办理、超时办理 重大 各科室(单位)
3.不及时查收公文,不按批分意见承办公文或对批分有异议未及时退回 一般 各科室(单位)
4.公文内容与有关法律、法规、政策相冲突 重大 各科室(单位)
5.公文内容与实际情况不符 重大 各科室(单位)
6.对发文审核不严谨、不细致,导致文件存在漏洞 重大 各科室(单位)
7.成品文件发放范围不恰当 一般 各科室(单位)

(二)公文处理风险防控措施:

 

1.公文办理严格按《党政机关公文处理工作条例》执行。局办公室收到公文后,公文签收人员要将公文签收单与实际收文认真核对并做好登记,登记的信息主要包括收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度等。收文在分办到各科室(单位)时,办公室要做好签收登记台账。

2.收文办理遵循下列原则:不存在职责交叉事项的,按职责分工办理;局党委会、局长办公会决定以及局领导批示明确的事项,按决定或领导批示意见办理;收文内容与多个科室(单位)相关,但不存在职责交叉的,由主要业务科室(单位)牵头,其他科室(单位)配合办理;收文内容与多个科室(单位)相关,涉及部门预算管理科室的,由部门预算管理科室牵头办理,不涉及部门预算管理科室的,按领导批示意见办理。所有收文必须由局办公室统一处理,严禁体外循环。

3.各科室(单位)要严格按规定办理公文,严禁推诿扯皮。对公文办理意见有异议的,原则上在收到公文半日内向局办公室反馈,紧急公文随时反馈。公文退回局办公室重新办理需经签批该公文的局领导签字同意。各科室(单位)要严格按规定的时限办理公文,局办公室要加强跟踪督办。

4.纸质收文办理完毕后要及时清收、按期归档。

5.各科室(单位)公文起草要严格遵守《党政机关公文处理工作条例》,做到符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现发文机关意图,并同现行法规政策相衔接。对局外会签、征求意见、公文回复意见或表态应统筹考虑、充分说明理由,重要情况、重要意见、重大政策要报告或请示。

6.各科室(单位)要把好公文政策审核关,局办公室要严格按规定审核和复核文件,防止制发的公文存在审批倒流等程序、权限方面的漏洞。

7.要严格按照文件的发送范围分发,不得随意扩大或缩小成品文件分发范围,按规定准确选择公文传递与传输的方式、方法和途径。

第三章 政务督办风险防控

第十条 政务督办风险是指因督办体系不完善、督办制度落实不力等原因造成督办事项归集、交办、传达、办理、催办、销号等环节出现差错,导致督办事项延误办理或办理质量不高的可能性。

第十一条 政务督办的风险与防控。

(一)政务督办的风险类型和风险点(详见表2):

表2 政务督办风险类型和风险点

 

风险类型 风险点 风险等级 责任主体
制度流程 风险

 

 

科室(单位)督办工作机制不健全 一般 各科室(单位)
岗位职责 风险

 

 

1.应督办的事项未纳入督办管理体系 一般 局办公室
2.督办件未按规定的时限和要求办结 重大 各科室(单位)

(二)政务督办风险防控措施:

 

1.局办公室要适时改进完善全局督办工作机制。各科室(单位)要建立完善的内部督办工作机制。

2.局办公室要严格按《区教育局督办事项办理工作规定》提炼、分解、布置、督促办理督办事项。各科室(单位)要严格按要求办理。

3.各科室(单位)要健全督办工作台账,随时研究解决督办事项办理工作中遇到的问题,确保督办事项办理规范及时。

4.要将督办事项办理情况作为各科室(单位)绩效目标管理和干部个人履职尽责考核的重要依据,因督办事项办理不力受到通报批评或责任追究的科室(单位)及个人,按照规定取消年终评先资格。局监察与审计科对督办事项办理严重失职的,要追究相关人员责任。

第四章 会议管理风险防控

第十二条 会议管理风险是指会议管理过程中,由于会议管理机制不健全、参会准备工作不充分或会议组织不符合规定,导致影响我局正确高效地参与工作研究、执行有关政策、服务部门单位和社会公众的可能性。

第十三条 会议管理的风险与防控。

(一) 会议管理的风险类型和风险点(详见表3):

表3 会议管理风险类型和风险点

 

风险类型 风险点 风险等级 责任主体
制度流程风险 会议管理制度不健全 一般 局办公室
岗位职责风险 1.对应参加的会议未安排人员参加,或参会人员与会议内容不符,或落实参会人员过晚 按情节轻重、影响范围和程度确定 局办公室、各科室(单位)
2.随意变更参会人员,参会过程中不遵守会议纪律,参会意见未认真研究或请示汇报 同上 各科室(单位)、个人
3.会后未及时向局领导报告或向相关单位通报会议情况,影响相关的后续工作 同上 各科室(单位)、个人
4.组织会议不符合规定、会议组织无方案或方案不细致不正确、会务组织不周密、方案确定事项落实不到位等 同上 局办公室、各科室(单位)

(二)会议管理风险防控措施:

 

1.参加外部的会议,局办公室要按会议通知要求落实参会人员。参会人员不得随意自行变更。指定参会人员若因故不能参会,要及时告知局办公室,局办公室要及时与会议组织方沟通并安排其他合适的人员参会。

2.参会人员应在参会前认真研究会议涉及的相关内容,结合部门职责准备参会意见。参会意见涉及多个科室(单位)的,要沟通协商取得一致,重要意见应报局领导审定。参会表达意见要做到观点鲜明、理由充分。参会人员要遵守会议纪律,不能无故迟到早退。

3.加强会议回告管理。各科室(单位)参加由区领导或上级部门召集的会议,必须将会议情况书面回告局办公室,由局办公室统一处理。凡涉及财政政策和资金议定事项的要及时向分管领导和主要领导报告。参加区直部门单位召集的会议要向分管领导报告会议情况,重要情况要向主要领导报告。

4.组织召开会议要制定会议工作方案,确保环节无遗漏,责任有主体。各类培训、讲座、研讨会、报告会要做好外请讲课人员背景、讲课内容等核查,并报局领导审定。

5.会议组织者要按照会议方案和通知要求,做好职责范围内的有关工作,保证会议的召开严谨、有序、规范、务实、高效。

第五章 档案管理风险防控

第十四条 档案管理风险是指档案管理过程中,由于不严格遵守档案法规制度,导致档案灭失、损毁、泄密等安全隐患或影响档案正常使用的可能性。

第十五条 档案管理的风险与防控。

(一) 档案管理的风险类型和风险点(详见表4):

表4 档案管理风险类型和风险点

 

风险类型 风险点 风险等级 责任主体
岗位职责风险 1.应归档文件材料未归档或归档不全 按情节轻重、影响范围和程度确定 各科室(单位)
2.未正确编制归档文件目录,档案保管期限分类错误,档案移交、接收账实不符 同上 局办公室、 各科室(单位)

 

 

3.未及时发现和排除档案管理安全隐患 同上 局办公室
岗位职责风险 廉政风险

 

 

未按规定的程序和权限利用档案 同上 局办公室、各科室(单位)、个人

(二)档案管理风险防控措施:

 

1.各科室(单位)要按照《武汉市东西湖区教育局档案管理制度》的有关要求,及时主动将应存档的文件材料编制完整的目录清单,连同材料送交局办公室统一保存、整理,任何人都不得将档案据为己有或拒绝归档。

2.各科室(单位)完成归档文件材料整理后,编制归档文件材料目录,一般于次年4月底前向局办公室移交。局办公室清点数量,检查、核对实际件数,核对无误后予以签收。

3.局办公室对各科室(单位)送交的归档文件材料进行甄别和鉴定,做到归档文件材料收集齐全、分类准确、档案目录完整。电子文件物理归档按照同类纸质文件规定按时完成。

4.局办公室对接收的归档文件材料按档案管理规范整理归档。

5.加强档案库房安全防范,做好档案库房的防火、防盗、防虫、防鼠、防光、防潮、防尘等工作;根据需要对库藏档案定期进行检查,对破损、变质的档案,及时修补复制或作其他技术处理。

6.借阅利用档案,须填写《归档文件借阅单》,并严格履行审批手续;不得遗失、涂改、勾画、污损、拆散、抽换和转借档案;利用涉密档案,未经密级审批单位批准,不得复制、拍照、扫描、抄录。借出档案使用完毕后应及时归还,借用档案不超过5个工作日;如需延期借阅,须办理续借手续。

7.局办公室向区档案馆移交档案时,应制作数据资料或留存副本作为备份。

第六章 机要保密风险防控

第十六条 机要保密风险是指在日常工作中因机要保密管理出现差错导致发生机要管理事故或失泄密事件,对工作产生负面影响的可能性。

第十七条 机要保密的风险与防控。

(一) 机要保密的风险类型和风险点(详见表5):

表5 机要保密风险类型和风险点

 

风险类型 风险点 风险等级 责任主体
制度流程风险 未严格按审批流程使用印章 重大 印章管理单位及个人
岗位职责风险 1.对机要件的处理不符合规定 重大 各科室(单位)
2.违反规定管理和使用涉密件,发生失泄密事件 重大 各科室(单位)
3.出现失泄密事件后未及时进行整改 重大 各科室(单位)、局办公室
4.对涉密计算机未进行有效的安全管理 重大 个人

(二)机要保密风险防控措施:

 

1.局办公室要认真贯彻落实机要保密管理的各项规定,组织开展宣传教育和监督检查,组织涉密人员签订保密责任书。

2.局办公室要做好涉密件的收发管理工作,认真履行清点、编号、登记、签收手续;传递国家秘密载体,通过机要交通、机要通信等符合保密要求的方式进行;对应销毁的国家秘密载体应送交国家保密行政管理部门指定的单位进行销毁。

3.各科室(单位)复制国家秘密载体或者摘录、引用、汇编属于国家秘密的内容,应履行报批手续;严禁在非涉密计算机上存储、运行、处理涉密信息。

4.对外公开的政务信息要经过严格的保密审查。

5.工作人员发现国家秘密已经泄露或者可能泄露的,要立即向本单位负责人报告,采取补救措施。科室(单位)要及时报告局领导及局办公室,局办公室要及时启动应急管理预案,并督促有关科室(单位)和人员做好后续相关工作。

6.局信息中心应负责完善全局计算机安全技术防护措施。

第七章 政务公开风险防控

第十八条 政务公开风险是指政务信息公开违反《预算法》、《中华人民共和国政府信息公开条例》等法律法规及文件要求,应当主动公开的政务信息未公开或公开不及时,或公开了不应当公开的内容等,导致对财政工作产生负面影响和损失的可能性。

第十九条 政务公开的风险与防控。

(一)政务公开的风险类型和风险点(详见表6):

表6 政务公开风险类型和风险点

 

风险类型 风险点 风险等级 责任主体
制度流程风险 政务信息公开未经过保密审查 一般 局办公室、各科室(单位)
岗位职责风险 1.未按《预算法》及相关文件规定的要求公开区本级预决算信息 重大 计财科
2.未按《预算法》及相关文件规定的要求公开区教育局预决算信息 重大 局办公室
3.未按照省、市关于政务公开工作要求公开有关信息 重大 监察与审计科
4.未按上级部署和职能分工公开行政事业性收费政策、政府集中采购、政府和社会资本合作(PPP)、政府购买服务等专项信息 重大 有关科室(单位)
5.未按相关规定要求公开机构设置和职能、规章文件、权力清单、责任清单等信息 重大 办公室
6.未按法规文件要求公开政府信息公开指南、政府信息公开目录、政府信息公开工作年度报告 重大 局办公室 各科室(单位)

 

 

7.未及时公开机关党建、廉政建设、文明创建等信息 一般 机关党总支

(二)政务公开风险防控措施:

 

1.局办公室要全面组织推进政务信息公开工作,将政务信息公开工作纳入绩效管理范围,所占分值不低于4%。

2.计财科等科室(单位)严格按照预算法等法律法规文件要求,及时、全面公开区本级财政预决算信息。。

3.相关科室严格按照省、市要求,抓好财政编制与政务公开网站的管理,做好有关信息公开工作。

4.各相关科室(单位)严格按照上级部署和职能分工,收费政策、政府集中采购、政府购买服务等相关信息。

5.办公室严格对照相关规定,及时公开并更新公开机构设置和职能、规章文件、权力清单、责任清单等信息。

6.机关党总支等及时公开机关建设、党风廉政建设等信息。

第八章 信息宣传风险防控管理

第二十条 信息宣传风险是指在编报信息和对外宣传过程中,由于没有严格履行规章制度或工作流程,或尺度掌握不准,导致信息宣传与业务中心工作不吻合,对工作产生负面影响的可能性。

第二十一条 信息宣传的风险与防控。

(一) 信息宣传的风险类型和风险点(详见表7):

表7 信息宣传风险类型和风险点

 

风险类型 风险点 风险等级 责任主体
岗位职责风险 1.重大或者紧急的信息存在漏报瞒报现象 重大 各科室(单位)
2.信息报送不及时 一般 各科室(单位) 局办公室

 

 

3.信息审核把关不严 一般 各科室(单位) 局办公室

 

 

4.对外宣传审核不严格 一般 各科室(单位) 局办公室

 

 

5.对舆情反映的问题不敏感,应对不及时、不妥当 重大 各科室(单位) 局办公室

 

 

(二)信息宣传风险防控措施:

 

1.局办公室要加强信息工作统筹协调,严格执行信息报送制度,将信息报送工作纳入绩效管理。

2.各科室(单位)对重要财税政策、重大改革举措、重要工作动态、重大或紧急情况、可能产生重大影响的苗头性问题、重要工作的综合信息或者专题调研情况,要及时准确报送信息。

3.各科室(单位)要把好信息报送质量关,确保报送信息的及时性、真实性、完整性、准确性。

4.局办公室和各业务科室(单位)要注重宣传策划、精心组织宣传、密切关注舆情,积极回应社会关切,正确引导舆论走向。

第九章 涉法涉诉风险防控

第二十二条 涉法涉诉风险是指各科室单位在履行行政职责、实施行政行为、参与诉讼活动中,未遵循有关法律法规规章,或参与诉讼活动应对不当,引发对我局不利的法律后果的可能性。

第二十三条 涉法涉诉的风险与防控。

(一)涉法涉诉的风险类型和风险点(详见表8):

表8 涉法涉诉的风险类型和风险点

 

风险类型 风险点 风险等级 责任主体
岗位职责

 

风险

 

1.执法时违反法定程序、认定事实不清、证据不足、使用法律错误 重大 有关科室(单位)、个人
2.对正当的行政复议申请未及时正确处理 重大 有关科室(单位)
3.未按法律要求时限举证、答辩、出庭应诉(参加听证)和上诉 重大 有关科室(单位)
廉政风险 利用执法自由裁量权牟利 一般 个人

(二)涉法涉诉风险防控措施:

 

1.健全权力运行制约机制。实施财政监督要不少于2人共同进行。实施行政处罚时,经办单位实行2人共同审查,讨论作出处罚决定建议,经科室(单位)集体研究,报局领导批准;行政处罚决定书涉及多个科室(单位),要会签相关科室(单位)。

2.办公室会同相关科室(单位)按照行政复议法的规定开展行政复议。上级机关作出的行政复议决定,有关科室(单位)要严格执行。

3.重大疑难案件要集体讨论、法律顾问参与。

4.规范证据采集与保存,健全案件文书管理。

5.行政诉讼案件所涉及科室(单位),应当指派专人全程参与,并出庭应诉或参加听证。

6.对法院的生效判决、裁定,有关科室(单位)要认真履行或申请强制执行。

第十章 机关财务风险防控

第二十四条 机关财务风险是指在机关财务管理过程中,由于没有严格执行有关制度,导致机关经费的使用不规范、不安全的可能性。

第二十五条 机关财务的风险与防控。

(一) 机关财务的风险类型和风险点(详见表9):

表9 机关财务风险类型和风险点

 

风险类型 风险点 风险等级 责任主体
制度流程风险 经费开支不符合财务管理规定 一般 计财科
岗位职责风险 预算执行与预算编制不一致 一般 计财科、 各科室(单位)

 

 

岗位职责风险 廉政风险

 

 

利用职务之便贪污、挪用公款 重大 各科室(单位)

(二)机关财务风险防控措施:

 

1.计财科及各科室(单位)要严格按照预算编制标准、政策口径编制预算,力求符合实际。

2.计财科要严格按批复的预算执行,强化财务审核监督,确保财务支出符合财务管理规定。

3.在财务管理上建立权力制衡机制,对不相容岗位进行分离设岗,对财务管理权限进行限定,对财务工作流程进行优化,确保财务管理在岗位和程序上实现相互制约、相互监督。

4.计财科及核算中心要定期对账,定期通报,及时发现和处理存在的问题。

第十一章 后勤管理风险防控

第二十六条 后勤管理风险是指因违反管理规定,或应急处置不力导致发生管理责任事故或事故得不到控制,造成生命财产损失或影响机关正常安全运转的可能性。

第二十七条 后勤管理的风险与防控。

(一)内部后勤的风险类型和风险点(详见表10):

表10 后勤管理风险类型和风险点

 

风险类型 风险点 风险等级 责任主体
岗位职责风险 1.因管理措施不到位发生火灾、透水、盗窃、食物中毒、电梯伤人、大楼维修发生人员伤亡等各类安全事故 重大 局教条办
2.因应急管理措施不到位导致安全事故得不到控制 重大 局教条办
3.违反规定的程序、标准、限额配置和采购资产 一般 各科室(单位)
岗位职责风险 廉政风险

 

 

1.资产管理措施不健全导致资产流失 重大 各科室(单位)
2.违反规定报销公务外出补贴 重大 局办公室 各科室(单位)

 

 

(二)后勤管理风险防控措施:

 

1.各科室(单位)要严格执行政府采购法和行政事业单位资产管理规定,按程序、标准、限额购买和配置资产。

2.各科室(单位)购置资产要按规定及时登记,人事变动时应及时办理资产移交手续。局办公室要定期盘点,做到账实相符,防止资产流失。

3.局办公室和计财科严格按公务外出报销管理办法抓好局机关公务外出报销,严格报销审批手续和程序。各科室(单位)严格按公务外出报销管理方法做好公务外出的审批备案手续,严禁借公务外出时机办理公务以外的其它事项或虚报公务外出补贴。

4.局办公室指导督促后勤管理部门按规定做好局机关保卫工作,加强日常安全巡查工作,规范日常管理,严防盗窃案件发生;加强监控值班管理,确保监控工作规范有效;加强用电、用水设施设备维护管理,特别是加强消防系统安全维护管理,杜绝消防安全事故。相关科室(单位)配合做好内保安全工作。

5. 建立健全应急管理制度,定期开展应急演练,妥善处置突发事件。

第十二章 附则

第二十八条 本办法由内控委负责修订,由内控办会同局办公室负责解释。

第二十九条 本办法自发布之日起实施。